Как написать деловое письмо на русском языке

Вы работаете в России или готовитесь приехать сюда на работу? Может быть, среди ваших клиентов и партнёров есть русские? Или же вы просто живёте в России и хотите пожаловаться на сотрудников банка... Есть множество ситуаций, когда вам может понадобиться написать официальное письмо на русском языке. Как же это правильно сделать?

Структура и содержание делового письма

Структура и содержание делового письма, мне кажется, во всех странах более-менее одинаковые. Там обязательно будет обращение («Уважаемый, Михаил Петрович!»), основной текст, этикетная фраза в конце письма («С уважением») и подпись автора. Если это не электронное письмо, а письмо на бумаге, тогда там будут ещё:

• название компании, в которой работает автор, её контактные данные, товарный знак;
• название компании, в которой работает адресат, её контактные данные, должность, фамилия и инициалы адресата;
• дата, когда было написано письмо (важно: в России мы пишем сначала число, потом месяц, потом год);
• подпись автора и печать компании;
• могут быть и другие реквизиты (резолюция, герб, отметка о конфиденциальности и т.д.).

Но где же должен находиться каждый реквизит? Это зафиксировано в специальном государственном стандарте (с 1 июля 2018 – новый государственный стандарт). Также я наглядно изобразила базовую структуру делового письма (только основные реквизиты) у себя в блоге.

Что написать в тексте письма, уверена, вы знаете и без меня. А вот как написать это по-русски – об этом мы и поговорим дальше!

Фразы-клише в деловых письмах

Язык в деловых письмах всегда очень стандартизирован, и русский язык здесь не исключение. Достаточно выучить основные клише, научиться дополнять их нужными словами – и вы уже мастер деловой переписки!

Обратите внимание, что письмо можно написать:
а) от лица компании:
Компания N. сообщает / благодарит / приглашает и т.д. – самый формальный вариант

б) от лица всех сотрудников (мы):
Сообщаем, благодарим, приглашаем.

в) от себя:
От лица компании, сообщаю, выражаю благодарность, приглашаю. – наименее формальный вариант

А теперь посмотрим, какие клише приняты в деловой переписке на русском языке.

Приветствие

1. Уважаемый, господин Иванов! / Уважаемая, госпожа Иванова! – самый формальный вариант (так вы обратитесь только к очень большому начальнику или... к министру).
2. Уважаемый, Михаил Петрович! / Уважаемая, Мария Петровна! – тоже очень формальный стиль. Чаще всего в официальных письмах мы пишем именно так. «Уважаемые господа!» - если мы не знаем, как зовут человека, которому пишем.
3. В электронной переписке допустимы менее формальные варианты: «Здравствуйте, Михаил Петрович!», «Михаил Петрович, добрый день!», «Михаил, здравствуйте!». Тут многое зависит от степени вашего знакомства с человеком и его должности. Если не знаете, какой вариант предпочесть – скопируйте его обращение. Но человеку, который старше вас по возрасту или находится на более высокой должности, лучше написать: «Уважаемый, ...».

Этикетная фраза в конце

• Самый распространённый и беспроигрышный вариант – «С уважением, ...».
• Если пишете партнёрам можно написать: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С надеждой на дальнейшее сотрудничество». Ещё сотрудничество может быть «взаимовыгодным» и «плодотворным».
• Людям, с которыми вы хорошо знакомы, в электронном письме можете написать и что-нибудь творческое от себя (конечно же, если это не серьёзное формальное письмо).

Ссылки на предыдущие контакты по теме

• Согласно + чему?: «согласно телефонному разговору», «согласно нашим предыдущим договорённостям», «согласно закону…».
• В соответствии с + чем?: «в соответствии с телефонным разговором», «в соответствии с ранее достигнутыми договорённостями», «в соответствии с законом …».
• В ответ на + что?: «В ответ на Ваше письмо», «в ответ на Вашу просьбу», «в ответ на Ваше обращение» и т.п.

Причина

• В связи с + чем? (ростом цен на бензин).
• По причине + чего? (роста цен на бензин).
• Ввиду + чего? (роста цен на бензин).
• В результате + чего? (роста цен на бензин).
• Вследствие + чего? (роста цен на бензин).

Просьба

• Просим Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение), прошу Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение).
• Будем признательны / Будем благодарны: «Буду очень Вам признателен, если Вы предоставите нам образцы…», «Будем благодарны за помощь в организации мероприятия».
• Менее формальные варианты: «Не могли бы Вы + что сделать? (выслать коммерческое предложение)», «Будьте любезны/будьте добры + что сделайте? (вышлите нам коммерческое предложение)».

Намерение

• «Рады пригласить Вас…», «Компания N. рада сообщить Вам…».
• «Сообщаем Вам, что …», «Информируем Вас о том, что…», «Компания N. информирует вас о том, что…», «От лица компании, сообщаю ….».
• «Напоминаем о том, что … », «Компания N. напоминает Вам о том, что … ».
• «Направляем Вам +что? (коммерческое предложение)», «Высылаем +что? (новые каталоги)».
• Готовы/Согласны + что сделать?: «Готовы предложить Вам + что? (сотрудничество)», «Готовы предоставить Вам + что? (информацию о продукте)», «Компания N. согласна предложить Вам…» и т.д.

Благодарность

«Благодарим Вас за...», «компания N. благодарит Вас за...», «выражаем Вам благодарность за …», «от лица компании, выражаю Вам благодарность за...» + что? (помощь в организации выставки).

Отказ

«Вынуждены отказать Вам + в чём? (в поставке товара)», «С сожалением сообщаем Вам + о чём? (о том, что мы вынуждены расторгнуть договор).

Где ещё найти информацию о деловой переписке на русском языке?

1. Письмовник Письмовник "Грамоты.ру" - рекомендации по написанию писем, в том числе деловых.
2. Стандарты по оформлению документов: до 1 июля 2018, с 1 июля 2018.
3. В Интернете опубликовано очень много примеров деловых писем, надо только поискать.
4. В своём блоге я веду рубрику о деловых письмах.